1. Siapa yang mengelola data Anda
Pengendali data pribadi adalah PT. OBI Mineral Nusantara (selanjutnya "Perusahaan"). Pertanyaan atau permintaan terkait data pribadi dapat disampaikan melalui obimineralnusantara@gmail.com atau langsung kepada admin/HRD.
2. Data apa yang kami kumpulkan
- Data akun: nama, email, nomor HP, jabatan, departemen, kata sandi (disimpan dalam bentuk hash, tidak dapat dibaca), kode QR login, dan foto profil (opsional).
- Data absensi: tanggal dan jam masuk/pulang, status kehadiran, serta untuk setiap absen: foto wajah yang sudah berstempel waktu dan lokasi, koordinat GPS dan alamat hasil pembacaan koordinat.
- Data izin: jenis, tanggal, dan alasan pengajuan, serta lampiran (misalnya surat dokter). Lampiran surat dokter dapat memuat data kesehatan, yaitu data pribadi yang bersifat spesifik; unggah hanya yang diperlukan.
- Data teknis dan keamanan: alamat IP dan waktu pada catatan aktivitas (audit log) serta percobaan login, untuk mencegah penyalahgunaan.
- Bukti persetujuan: waktu dan versi kebijakan ini yang Anda setujui.
3. Untuk apa data dipakai
Data dipakai untuk mencatat dan memverifikasi kehadiran, menghitung jam kerja, keterlambatan, lembur, dan pulang cepat, memproses izin/cuti/koreksi absensi, menyusun rekap dan laporan kepegawaian, serta menjaga keamanan sistem. Data tidak dipakai untuk iklan dan tidak dijual kepada pihak lain.
4. Siapa yang dapat melihat data
Foto absensi, lokasi, dan lampiran izin hanya dapat dibuka oleh Anda sendiri dan admin setelah login. Setiap admin yang membuka lampiran izin tercatat dalam audit log. Rekap kehadiran dapat digunakan manajemen dan HRD untuk keperluan kepegawaian.
5. Pihak ketiga yang terlibat
- OpenStreetMap (Nominatim): saat Anda absen, koordinat GPS dikirim dari browser Anda ke layanan ini untuk diubah menjadi nama alamat. Jika diblokir atau offline, absensi tetap berjalan dengan koordinat saja.
- Google reCAPTCHA: pada halaman login dan pendaftaran, untuk membedakan manusia dari bot. Google dapat menerima alamat IP dan data perangkat Anda.
- Google Fonts: untuk memuat huruf; alamat IP Anda terlihat oleh Google saat halaman dimuat.
- Penyedia hosting tempat aplikasi dan basis data disimpan.
- Google Maps: hanya bila Anda atau admin mengklik tautan "Buka peta"; koordinat dikirim sebagai bagian dari tautan.
6. Berapa lama data disimpan
- Foto absensi dihapus otomatis setelah 12 bulan.
- Lampiran izin dihapus otomatis setelah 12 bulan sejak tanggal selesai izin.
- Catatan teks absensi (tanggal, jam, status, alamat) dan data akun disimpan selama Anda berstatus karyawan dan selama diperlukan untuk kewajiban kepegawaian dan hukum, lalu dihapus atau dianonimkan.
- Percobaan login yang gagal dihapus dalam 24 jam. Audit log disimpan untuk akuntabilitas dan ditinjau berkala.
7. Hak Anda
Sesuai Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, Anda berhak mendapatkan informasi tentang pemrosesan data Anda, mengakses dan memperoleh salinan data, memperbaiki data yang keliru, meminta penghapusan atau penghentian pemrosesan, serta menarik persetujuan. Ajukan permintaan kepada admin/HRD atau lewat email di atas; kami akan menanggapinya. Perlu diketahui, penarikan persetujuan membuat Anda tidak dapat memakai absensi digital dan Perusahaan dapat tetap menyimpan data yang wajib disimpan menurut ketentuan hukum.
8. Keamanan
Kami menerapkan pembatasan percobaan login, sesi yang kedaluwarsa, pembatasan akses berkas pribadi, dan pencatatan aktivitas admin. Tidak ada sistem yang sepenuhnya bebas risiko; mohon jaga kerahasiaan kata sandi dan QR Anda, dan segera laporkan bila akun disalahgunakan.
9. Perubahan kebijakan
Bila isi kebijakan ini berubah, versi di bagian atas halaman akan diperbarui dan Anda dapat diminta menyetujuinya kembali.
Dokumen ini adalah draf yang disusun sesuai cara kerja aplikasi. Sebelum dipakai secara resmi, sebaiknya ditinjau oleh penasihat hukum Perusahaan.